Assistant·e Administratif·ve H/F - Métropole Rouen Normandie
- Fonctionnaire
- Métropole Rouen Normandie
Les missions du poste
Rejoignez une collectivité engagée au coeur des décisions du territoire !
Rejoignez une équipe dynamique au sein de la Métropole et contribuez à l'organisation des réunions de l'organe délibérant.
En tant qu'assistant.e administratif.ve, vous serez un maillon essentiel du service des assemblées, au coeur de la préparation et du suivi des séances de l'assemblée délibérante. Vos missions seront variées et requièrent rigueur administrative, organisation et polyvalence. Vous évoluerez dans un environnement stimulant et au service de l'intérêt général.
Vos missions
Préparer les séances de l'Assemblée délibérante
Participer à la relecture et à la mise en forme des projets de délibérations
Vérifier la qualité des documents et proposer des améliorations de présentation
Contribuer à l'élaboration de l'ordre du jour
Participer à l'envoi des convocations et des communications destinées aux élus
Assurer la publication des documents sur les espaces numériques dédiés (site internet, intranet)
Mettre à jour les circuits de validation dans les outils métiers
Assurer le suivi des actes administratifs
Gérer le recensement et le suivi des délibérations, décisions et arrêtés
Coordonner les demandes avec les différents services
Participer à la mise en exécution des actes administratifs
Préparer, publier et diffuser les registres réglementaires
Accompagner la vie administrative du service
Mettre à jour les bases de données et les fichiers des élus
Réaliser des travaux de secrétariat et de mise en forme de documents
Participer à la continuité du service en assurant des missions de renfort ou de remplacement, notamment en période de congés
Participer aux réunions des bureaux et conseils, en soirée (périodicité : tous les 2 mois)
Le profil recherché
Votre profil
Formation administrative ou expérience significative sur un poste similaire
Maîtrise des outils : Pack Office (Word, Excel), Webdelib, Pastell, I-DELIBRE (formation possible)
Rigueur et organisation : capacité à gérer dans des délais serrés et des documents sensibles
Esprit d'équipe : Aisance relationnelle pour travailler avec les élus, les services internes et externes
Polyvalence : Adaptabilité et réactivité pour répondre aux besoins variés du service
Discrétion impérative : Respect de la confidentialité des informations traitées
Compétences requises
- SGBD
- Sens du relationnel
- Excel
- Pack Office
- Word
- Réactivité
- Capacité d’adaptation