Un·e Gestionnaire Administratif·ve H/F - Métropole Rouen Normandie

Donnez du sens à l'action publique de proximité

Chaque jour, les équipes du Pôle de Proximité de Rouen interviennent pour aménager, entretenir et faire vivre l'espace public au service des habitants. Derrière ces projets et ces interventions, une organisation efficace et réactive est indispensable.

La Métropole Rouen Normandie recherche un.e gestionnaire administratif.ve afin d'accompagner les équipes et de contribuer activement à la qualité du service public.

Véritable chef·fe d'orchestre administratif·ve, vous jouez un rôle central dans le fonctionnement de la direction et dans la réussite de ses projets.

Votre rôle

Au sein d'un service commun, sous l'autorité de la Directrice Ajointe Ressources et en lien avec le Directeur et les Directrices Adjointes opérationnelles, vous êtes chargé.e d'assurer et de piloter la gestion et la coordination des missions administratives dans le cadre de la mise en oeuvre de la politique d'aménagement, d'exploitation et de gestion de l'espace public sur le territoire de la ville de Rouen, menée par le pôle de proximité de Rouen (Métropole) et la direction des espaces publics et naturels (ville de Rouen).

Vos principales responsabilités

Encadrer, coordonner et animer la cellule secrétariat composée de deux assistantes
Organiser, planifier et superviser l'activité de l'équipe administrative
Définir les priorités et assurer la bonne répartition des missions
Veiller à la qualité, à la réactivité et à la continuité du service rendu
Participer aux réunions de direction et assurer le suivi des décisions
Identifier les difficultés rencontrées et proposer des solutions adaptées

Accompagner et développer les ressources humaines
Encadrer et accompagner les agents de la cellule
Réaliser les entretiens d'évaluation et identifier les besoins en formation
Favoriser l'intégration des nouveaux collaborateurs
Veiller au respect des règles, procédures et consignes de sécurité

Assister la direction dans le pilotage de son activité
Organiser et coordonner les COPIL stratégiques et les réunions de direction
Assurer l'interface avec le Cabinet du Maire-Président, les directions générales, les élus et les partenaires institutionnels.
Superviser la gestion des agendas et l'organisation des réunions
Concevoir et actualiser des tableaux de bord de suivi d'activité, de projets et de décisions
Centraliser, analyser et valoriser les données utiles au pilotage de la direction

Garantir la qualité et la fiabilité des procédures administratives
Superviser la rédaction des courriers, notes, rapports, délibérations, conventions et décisions administratives
Coordonner diverses missions transversales : autorisations d'urbanisme, demandes de stages, référent archives, gestion des signalements...
Piloter les dossiers contentieux liés aux assurances en lien avec les services compétents
Assurer le suivi des flux administratifs (courriers, parapheurs, messagerie, diffusion d'informations)
Développer, formaliser et faire vivre les procédures

Bac +2 en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative ou administration publique.
Expérience confirmée de 5 ans minimum sur des fonctions similaires, idéalement en collectivité territoriale

Compétences
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives.
Maîtrise des techniques de secrétariat, de l'organisation administrative et de la rédaction de documents administratifs.
Capacité à coordonner des activités, suivre des dossiers transversaux et gérer les priorités.
Maîtrise des outils bureautiques et de suivi d'activité.

Qualités recherchées
Organisation, rigueur et autonomie.
Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle.
Excellentes qualités relationnelles et goût du travail en équipe.
Esprit d'analyse, de synthèse et force de proposition.
Capacité à travailler en transversalité et à assurer une communication fluide avec de multiples interlocuteurs.ion ou de coordination administrative

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des contentieux
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Force de proposition
• Rédaction de courriers