Assistant Service Juridique - notre Dame de Bondeville H/F - Communes

Placé sous l'autorité du Directeur Général des Services, l'agent prépare, suit les assemblées délibérantes (conseil municipal, commissions), assure le suivi et l'assistance juridique auprès des services et des élus, puis en collaboration avec l'ensemble des services il est chargé des marchés publics et des subventions.

Préparation et suivi des assemblées :
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle (calendrier, process),
- Assistance aux services pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d'actes, annexes, notes...),
- Constitution des dossiers pour le Maire, le Directeur Général des Services,
- Mise en cohérence et sécurisation des actes dans la forme et le contenu (notes de synthèse, délibérations, décisions, etc...,
- Envoi des convocations et des dossiers aux élus,
- Gestion des formalités postérieures : rédaction des comptes rendus, procès-verbaux, formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes.
Gestion des actes :
- Tenue des recueils et des registres,
- Assurer l'affichage institutionnel.
Juridique :
- Assistance et conseil juridique auprès des services et des élus :
- Assurer une veille juridique et règlementaire pour diffusion aux services,
- Traiter en lien avec les services concernés les dossiers nécessitant une expertise juridique,
- Formation interne.
- Assurer le suivi du traitement du courrier :
- S'assurer du bon enregistrement des courriers,
- En l'absence de la gestionnaire courrier et moyens généraux : procéder au traitement du courrier (ouverture, enregistrement, ventilation) et au suivi du budget du secrétariat général.
Assurances :
- Suivi des déclarations de sinistres,
- Suivi des marchés d'assurances, des avenants.
Bureautique :
- Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, procès-verbaux),
- Exécution et suivi des procédures administratives.
Marchés publics :
- Réalisation des étapes nécessaires au lancement de marchés publics,
- (en collaboration avec le services concernés) suivi des marchés et contrats (vérification du service fait, correspondances avec les entreprises, vérification du matériel/des prestations achetées, saisie de courriers, suivi et anticipation des échéances, prises de rendez-vous, rédaction de comptes-rendus de réunions,...).
Subventions :
- En collaboration avec les services, rédaction, transmissions et traitement des dossiers de demandes de subventions.

o Connaissances théoriques :
- Connaissance du fonctionnement des assemblées délibérantes et des délais imposés par la réglementation en vigueur,
- Maîtrise de la rédaction,
- Rédaction d'actes juridiques,
- Connaissance de la réglementation des marchés d'assurance,
- Utilisation des outils pour assurer une veille juridique,
- Réglementation et procédures des marchés publics,
- Procédures liées aux demandes et au suivi de subvention,
- Maîtrise de Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook,...).

o Savoir faire :
- Collecter les informations auprès des services,
- S'informer sur l'actualité réglementaire, savoir rechercher l'information...,
- Rigueur,
- Aptitude au travail en équipe,
- Polyvalence,
- Organisation,
- Evaluer et recenser les besoins,
- Assurer la mise en oeuvre (élaboration et rédaction du cahier des charges, des pièces administratives,...) et le suivi des étapes des marchés publics,
- Assurer une aide, un suivi et le cas échéant la mise en oeuvre des procédures de demandes de subventions jusqu'à l'étape finale.

o Savoir être :
- Communiquer régulièrement avec sa hiérarchie de manière spontanée et sur demande à propos du travail effectué, en cours et à venir,
- Faire preuve d'une discrétion sans faille (secret professionnel et devoir de réserve),
- Être force de proposition,
- Avoir le sens de la hiérarchie,
- Respecter les consignes,
- Avoir le sens du travail en équipe (capacité relationnelle, diplomatie),
- Être organisé, sérieux, rigoureux et efficace,
- Avoir le sens du service public, exemplarité, disponibilité et réactivité,
- Être à l'écoute de l'autorité territoriale,
- Respecter les règles élémentaires de savoir vivre et savoir être,
- Disponible,
- Gérer les urgences.

• Veille juridique
• Rigueur et méthode
• Rédaction d'actes
• Conseil juridique