Assistant des Services Techniques - notre Dame de Bondeville H/F - Communes

L'agent assiste la direction du service dans toutes les démarches administratives et apporte une aide permanente aux encadrants du pôle technique en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
L'agent réalise ses missions en contact permanent avec le Directeur du pôle, les encadrants du pôle, la 2ème assistante administrative des services techniques mais aussi avec les services de la Métropole, les services internes de la Mairie et les élus.

Activités et tâches principales :
- Accueil physique et téléphonique du public,
- Rediriger et noter les messages,
- Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers,
- Rédaction, mise en forme, suivi et classement de documents, de dossiers (prise de rendez-vous, relances...),
- Veiller à ce que les obligations administratives soient effectuées correctement et ponctuellement,
- Rédaction des arrêtés municipaux (police du Maire, stationnement, circulation, urbanisme), des décisions du Maire, publication et envoi au contrôle de légalité,
- Effectuer et transmettre les réclamations, signalements auprès des services compétents (Métropole, Orange...),
- Instruction des CUa,
- Enregistrement, transmission et suivi des dossiers de travaux,
- Enregistrement des dossiers de permis de louer,
- Suivi de l'archivage des dossiers et tenue des procéduriers.

Présence physique et téléphonique constante sur site en collaboration avec la 2ème assistante administrative des services techniques.

Connaissances théoriques :
- Techniques de secrétariat (prise de note, écriture abrégée, rédaction de compte rendu...),
- Connaissance des procédures d'urbanisme en matière de gestion administrative des dossiers de demandes de travaux,
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
- Vocabulaire professionnel du service,
- Organisation et gestion du temps,
- Réalisation de saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organisation du classement et de l'archivage des dossiers,
- Filtrage et transmission des messages téléphoniques et des courriers électroniques,
- Connaissance des missions de chaque service,
- Circuits et procédures administratives,
- Logiciels et bureautique courant (Word, Excel, Outlook...), AFI et maîtrise de l'outil internet.

Savoir faire :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des responsables,
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
- Etablir une relation de confiance avec l'encadrement,
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.

Savoir être :
- Communiquer régulièrement avec sa hiérarchie de manière spontanée et sur demande à propos du travail effectué, en cours et à venir,
- Faire preuve d'une discrétion sans faille (secret professionnel et devoir de réserve),
- Etre force de proposition,
- Avoir le sens de la hiérarchie,
- Respecter les consignes,
- Avoir le sens du travail en équipe (capacité relationnelle, diplomatie),
- Etre organisé, sérieux, rigoureux et efficace,
- Avoir le sens du service public, exemplarité, disponibilité et réactivité,
- Etre à l'écoute de l'autorité territoriale,
Respecter les règles élémentaires de savoir vivre et savoir être.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Capacité d'écoute
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Prise de note