Assistante de Direction d'Unité de Recherche H/F - Institut Natio Sciences Appliquees Rou

L'INSA Rouen Normandie, première école publique d'ingénieurs de Normandie, se distingue par son enseignement, sa recherche et la diffusion de la culture scientifique. Fondée en 1985, cette école à taille humaine allie sciences de l'ingénierie et valeurs humanistes. Reconnue pour son excellence académique, elle prône la diversité, la parité et l'employabilité.
Avec plus de 2 000 étudiants et plus de 450 membres du personnel, l'INSA Rouen offre un environnement de travail stimulant et innovant. Située dans une zone verdoyante non loin de Rouen, l'école favorise l'épanouissement personnel et professionnel de chacun.Rattaché-e aux deux laboratoire Groupe de Physique des Matériaux (GPM) et Laboratoire de Mécanique de Normandie (LMN) au sein de l'INSA. Vous jouerez un rôle essentiel en tant que gestionnaire administratif (générale et financière) dans le bon fonctionnement de l'établissement, dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables aux domaines fonctionnels de l'établissement et notamment au domaine de la gestion financière et/ou comptable en assurant les missions suivantes :
- Suivre les crédits dans l'outil de gestion financière
- Procéder aux opérations financières d'engagement de dépenses (commandes, missions, .) dans le respect des règles de l'Etablissement, du financeur et de la comptabilité publique
- Assurer le suivi budgétaire des projets
- Préparer les demandes de recrutements dans le respect des règles de l'Etablissement
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Suivre les dépenses jusqu'au paiement (contrôle des bons de livraison, du montant facturé, saisie du Service Fait, .)
- Alimenter les bases de données dédiées à la gestion des différents domaines (gestion administrative, financière, ressources humaines) et procéder aux extractions dans les systèmes d'information
- Classer et archiver les pièces et justificatifs des différents domaines (gestion administrative, financière, ressources humaines)
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Soutien à l'application, vérification de la mise en oeuvre des règles et règlements internes des unités d'affectation et de l'établissement
- Répondre aux sollicitations des services centraux (agence comptable, .) et de l'Administration des deux unités d'affectation
Compétences principales :
- Techniques de secrétariat et d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Connaissances des outils bureautiques Pack Office, de messagerie, COKTAIL
- Connaissance des règles de la comptabilité publique
- Connaissance des règles des marchés publics
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Langue française écrite : normes et terminologie dans la rédaction du domaine d'activité

Compétences opérationnelles :
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Accueillir et prendre des messages
- Savoir analyser une situation et alerter la hiérarchie ou la personne adéquate
- Travailler en équipe
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe, respecter les délais
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Anglais
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique