Secrétaire Administrative et Accueil H/F - Groupe Agon

Le Groupe AGON, présent depuis 25 ans sur la région Normandie dans le secteur de l'hébergement et de l'hôtellerie restauration recherche un (e) Secrétaire (e) administratif (ve) et d'accueil afin d'étoffer l'équipe du siège situé à Rouen

En qualité de Secrétaire administrative vous serez chargé d'accueillir, de renseigner et d'orienter les personnes à l'accueil ou au standard téléphonique. Vous êtes garant (e) de la bonne tenue de l'espace d'accueil et réalisez les travaux administratifs qui vous sont confiés.

Dans ce cadre, vos principales missions seront les suivantes :
Accueil
- Tenue du standard téléphonique et de l'accueil, dont notamment l'orientation des appels, la prise de messages et le renseignement des visiteurs
- Planification des rendez-vous
- Gestion des courriers : traitement et préparation du courrier externe et interne (tri, distribution, affranchissement.), suivi et classement
- Préparation logistique des réunions et/ou repas divers se tenant sur le site (préparation et remise en état de la salle, accueil.)
- Participation à l'organisation des déplacements de l'équipe et des évènements de l'entreprise
Travaux administratifs
- Travaux bureautiques (frappes, saisies, mises en forme...), rédaction de comptes rendus, créations de formats bureautiques : matrices, modèles, tableaux, publipostage, impressions et photocopies simples ou en quantité
- Etablissement, suivi, mise à jour des dossiers administratifs
- Suivi des procédures administratives élémentaires
- Travaux de classement et d'archivage
Services généraux
- Veille et participe à la bonne tenue de l'espace d'accueil et des espaces communs
- Supervision du ménage des locaux en lien notamment avec le prestataire extérieur
- Suivi et organisation des petits travaux (anticipation, proposition et validation)
- Vérification de l'état des stocks, évaluation des besoins en approvisionnement, réapprovisionnement (bureautique et petits consommables)
- Définition des besoins et des commandes à passer en relation avec les membres de l'équipe
- Courses, réception des commandes et rangement des fournitures diverses

Profil recherché :

- De formation supérieure Bac/Bac +2
- Expérience de 3 à 5 ans
- Vous êtes rigoureux (se), polyvalent(e), souriant (e). Vous avez un excellent relationnel et le sens de la discrétion.
- Vous maîtrisez les outils bureautiques.
- Vous faites preuve de réactivité et avez un grand sens du service

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de secrétariat,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer le suivi des stocks en temps réel,Contrôler la conformité des données,Corriger et mettre en forme un document,Définir des besoins en approvisionnement,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions,Organiser le traitement des commandes,Organiser un rétroplanning,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réaliser des travaux de reprographie,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de persévérance : Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche quels que soient les imprévus, les obstacles de réalisation rencontrés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique