Assistant Administratif du Parc Automobile H/F - 76

Missions principales :

- Nouveau véhicule :
o Gestion de la réception véhicule
o Création / MAJ des dossiers numériques (Contrat, logiciel Parc, Alerte C.R., affectation.)
o Création dossier papier véhicule (Lutin) et administratif (papier et numérique)
o Facturation Dépôt de garantie, frais de dossier, loyer
o Commande équipements véhicule (Vignette Crit'Air, géolocalisation, chronotachygraphe .)
o Souscription d'assurance et résiliation
o Gestion des doubles de clé
o Information aux équipes d'exploitation
o Réalisation des procédures métiers

- Sortie véhicule :
o Gestion des sorties de véhicules (organisation, dossier de cession .)
o Facturation rachat
o Information aux équipes d'exploitation
o Résiliation des assurances
o Gestion des remises en état des véhicules
o Gestion des rachats au crédit bailleur (vente marchand è rachat VR)
o Classer et archiver les documents
o Réalisation des procédures métiers

- Assurances :
o Réception et suivi des déclarations de dégâts matériels
o Gestion des dossiers sinistres assurances
o Relation avec les tiers (48 heures max)
o Déclaration de sinistres
o Suivi expertise (-2 semaines)
o Suivi travaux (temps d'immobilisation)
o Gestion des épaves (crédit bailleur, assurances .)
o Suivi des bris de glace
o Information aux équipes d'exploitation
o Réalisation des procédures métiers

- Véhicules de location :
o Gestion des entrées / sorties (assurance, suivi dossier « Etat du véhicule »)
o Gestion des remises en état des véhicules
o Suivi des restitutions
o Assurances
o Suivi des sinistres
o Information aux équipes d'exploitation
o Réalisation des procédures métiers

- Commandes (interventions prestataires) :
o Définition du besoin
o Création des commandes
o Suivi de la réception des fournitures
o Gestion des documents administratifs (Bon de livraison)
o Gestion dans le logiciel de parc (création, livraison, affectation)
o Gestion des retours (bon de reprise, avoirs)
o Gestion des consignes
o Réalisation des procédures métiers
- Optimisation des coûts

Pré-requis du poste
Compétences Techniques :
- Bonne connaissance de l'ensemble des normes et procédures QHSE (qualité, hygiène, sécurité et environnement)
- Connaissance des réglementations liées au transport et à la sécurité
- Maîtrise des règles de sécurité et les normes réglementaires liées à l'utilisation du matériel sur chantier
- Maîtrise des outils de bureautique (logiciel de calcul, traitement de texte, PowerPoint)
- Maîtrise de la gestion et du suivi de budget
- Capacités à gérer des bases de données (tableaux croisés dynamiques, recherche V.)
- Maîtrise de la production d'analyses des données traitées

Savoir être :
- Organisé / avoir le sens de l'initiative
- Rigoureux
- Patient
- Capacité relationnelle et communication
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s'adapter / gérer une situation d'urgence

Savoir-faire :
- Maitrise des outils informatiques
- Savoir rendre compte de son activité
- Expérience dans le métier du transport ou de l'automobile.