Assistant - Assistante de Direction H/F - 76

Contexte de recrutement : L'EPNAK est un établissement public gérant des unités, services, dispositifs et plateformes médicosociales dans le secteur du handicap et de la protection de l'enfance. Il est présent aujourd'hui dans onze régions françaises dont une ultra marine (la Guyane).

Les 2500 professionnels de l'EPNAK accompagnent dans une logique inclusive, plus de 6000 personnes et contribuent à leur insertion sociale et professionnelle. L'EPNAK est le deuxième acteur de la réadaptation professionnelle en France avec près de 2000 places. Pour en savoir plus sur l'EPNAK : www.epnak.orgMissions : Directement rattaché(e) à la directrice adjointe de l'unité, l'assistant(e) de direction a la charge de la gestion et de l'organisation administrative de sa direction. Il/Elle assiste la directrice afin d'optimiser la gestion de son activité. Il/Elle lui apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

A ce titre, ses activités principales sont les suivantes :

Organiser la vie professionnelle de la directrice adjointe :

- Organiser l'agenda, prendre les rendez-vous en fonction des priorités,
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages,
- Organiser les déplacements, les réservations et la logistique diverse.

Tenir un secrétariat :

- Recevoir, collecter et traiter l'information pour en assurer la transmission,
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Participer et assurer la coordination du service de maintenance.

Suivre les projets et activités de la direction :

- Assurer la coordination en toute autonomie de projets et/ou dossiers,
- Renseigner et mettre à jour les divers tableaux de suivi des activités de sa direction,
- Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs,
- Contribuer à la fluidité et au partage de l'information, en assurant la diffusion des informations institutionnelles et administratives parfois confidentielles auprès du personnel de la direction.

Organiser, animer et planifier des réunions :

- Organiser la logistique de réunions ou d'évènements,
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la directrice,
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus des réunions.

Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique :

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (rapports d'activités, présentations diverses...),
- Préparer la rédaction de courriers, de notes...
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

Participer à la gestion administrative du personnel :

- Effectuer le suivi des plannings, des différents types de congés et autorisations d'absences,
- Participer à l'organisation logistique des réunions ou événements,
- Participer, en lien avec la DRH, à la gestion administrative du personnel (demande et suivi de contrats, gestion des absences, déclaration accident de travail, visite médicale, variables de paies...),
- Participer, en lien avec la DRH à la rédaction et à la diffusion des offres d'emplois de son unité et assurer les réponses aux candidats,
- Participer en lien avec la DRH, à l'organisation et à la gestion administrative des formations,
- Participer à l'organisation des déplacements du personnel et organiser l'accueil des nouveaux collaborateurs.

S'impliquer dans la vie et le projet de l'unité :

- Participer aux réunions institutionnelles et organisationnelles et aux temps forts de la direction ou des unités (projets, portes ouvertes...),
- Représenter l'établissement sur le territoire et contribuer au développement de la communication, porter et valoriser l'image de l'EPNAK.