Assistant·e Administratif·ve - Metropole Rouen Normandie H/F - 76

Un.e assistant.e administratif.ve
Au sein de la direction des affaires juridiques
Département ressources et moyens - Poste basé à Rouen
(Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux)

Au sein de la direction des affaires juridiques, vous assistez la directrice dans son organisation et réalisez des travaux administratifs. Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :

Assurer les tâches de secrétariat de direction
Assurer l'accueil téléphonique et physique, recevoir, filtrer et transmettre des messages
Enregistrer le courrier arrivée/départ sur le logiciel dédié et assurer le suivi des parapheurs
Enregistrer les notifications de recours et les dépôts de mémoire sur l'application "Télérecours"
Saisir ou mettre en forme les courriers, réaliser des mailings
Gérer les stocks de biens et de fournitures et passer des commandes
Organiser des réunions (convocations, matériel, constitution de dossiers...)
Prendre des notes et le cas échéant rédiger des comptes-rendus
Assurer la gestion documentaire (transmission des revues documentaires, recherche de textes)

Réaliser des travaux administratifs
Saisir et renseigner le tableau de suivi des dossiers juridiques
Préparer les dossiers de relecture des Bureaux/Conseils et saisir les observations de la Direction des Affaires Juridiques dans l'application dédiée
Saisir les délibérations de la direction dans le logiciel dédié
Préparer des dossiers en prévision des réunions
Réaliser ou saisir des documents de formes et contenus divers (Word, Excel, Powerpoint)
Photocopier, trier et classer des documents et des dossiers
Remplacer la gestionnaire administrative en cas d'absence dans une logique de continuité de service

Assurer les missions d'agent relais RH
Assister la directrice dans la gestion RH des dossiers (congés, déplacements, formations, temps de travail...)
Communiquer des informations de 1er niveau aux agents à partir des supports validés par la DRH
Saisir et suivre les tableaux de bord (plannings prévisionnels des absences)
Saisir des fiches de poste après validation du directeur
Saisir des données dans le logiciel Octime
Comptabiliser les droits à tickets restaurants et les distribuer

Assurer les missions de référent archives
Vérifier les bordereaux de versement et la mise en boîte des documents à archiver
Respecter les normes archivistiques en matière de conditionnement et de description

Activités annexes
Participer aux réunions de l'organe délibérant (en soirée - réunion bimestrielle)